西北政法大学合同管理办法

（2017年9月28日校长办公会议通过）

第一章  总 则

第一条  为加强学校合同管理工作，防范合同风险，维护学校合法权益，依据有关法律、法规，结合学校实际，特制定本办法。

第二条  本办法所称“合同”，是指学校与法人、自然人或其他组织之间为设立、变更或终止民事权利义务关系而形成的书面协议。

学校与在编教职工、非事业编制人员签订的聘用合同和劳动合同不适用本办法。

未经学校授权或书面委托，校内任何单位及个人不得以学校或本单位名义对外签订合同。

学校附属单位、校办产业、资产经营公司等具有独立法人资格的校内单位，可以本单位名义对外签署合同并以本单位自有资产为限对合同债务承担责任，合同文本报学校备案。

第三条 本办法所称合同管理，是指学校依据国家法律法规和自身的合同管理制度，对合同起草、审查、订立、履行、信息管理、责任追究等一系列行为进行的规范管理。 

第四条  学校合同管理遵循防范风险和责权利相统一的原则，实行统一指导、归口管理、分级负责的制度。

第二章  合同管理部门与职责

第五条  合同管理涉及的部门分为综合管理部门、归口管理部门、监督检查部门和承办部门。各部门依各自权限和职责实施合同管理。

第六条  党政办公室是学校合同事务的综合管理部门，主要职责如下：

（一）制订、完善学校合同管理的基本制度；

（二）协调、指导学校合同管理工作；

（三）协调、参与重要合同的洽谈、起草等工作；

（四）协调组织学校法律顾问为合同事务提供法律意见；

（五）指导各单位处理合同法律纠纷；

（六）对各单位承办合同情况进行汇总检查，对学校全年合同签署、履行情况进行汇总分析；

（七）负责学校合同印章的管理；

（八）负责合同、合同审批表及授权委托书等的保管和归档。

第七条  根据业务性质和职能职责分工，原则上分别授权相关职能部门归口管理合同。合同归口管理部门负责对相关合同的订立、履行、变更、解除、终止以及争议纠纷处理等行为的具体指导和督促检查。

合同内容涉及两个或两个以上归口部门的，根据合同性质或主要条款确定归口部门；不能确定的，由学校确定归口部门。

第八条  教育合作合同是指学校与校外单位开展合作办学、联合创建培训基地、共同进行科学研究、人才培养等过程中签署的各类合同。主要包括合作办学合同、联合培养合同、委托培养合同、战略合作合同等。教育合作合同归口管理分工如下。

（一）党政办负责与国家机关、地方政府、司法部门、企事业单位的全面战略合作以及校际之间重大战略合作等方面的合同管理。

（二）教务处负责本科层次人才培养合作、实践教学基地建设等与部门业务相关的合同管理。

（三）研究生院负责研究生层次合作办学、实践基地建设、研究生课程班等与部门业务相关的合同管理。

（四）国际交流与合作处（国际教育学院）负责各类中外合作办学，与境外高校、科研院所合作交流，留学生教育、留学合作项目等与部门业务相关的合同管理。

（五）培训中心负责社会培训等非学历教育培训合同管理。

（六）继续教育学院负责网络教育、成人学历教育、成人教育合作办学及其职能范围内有关合同的管理。

第九条  经济合同是指学校在对外从事经济活动过程中签署的，以经济交往和资金给付为主要内容的各类合同。主要包括基建合同、采购合同、维保合同、租赁合同、服务合同、赞助合同、捐赠合同等。经济合同归口管理分工如下：

（一）学校基建及与之相关的工程设计、规划、管理等合同由基建处归口管理；

（二）符合政府采购条件的物资设备采购合同、图书采购合同、维修维护合同、服务合同等由国有资产管理处归口管理；

（三）不符合政府采购条件、与后勤服务保障事务相关合同由后勤保障处归口管理；

（四）经济开发合同由经济开发处归口管理；

（五）司法鉴定服务合同由司法鉴定中心归口管理；

（六）社会赞助合同、校友捐赠合同由校友办归口管理；

（七）其他类型经济合同视合同内容和性质由学校确定归口管理部门。

第十条  人事管理合同是指学校与社会人才服务机构或其他合作单位签署的，有关人事管理方面的各类协议，主要包括人事代理协议、劳务派遣协议等。人事管理合同由人事处归口管理。

第十一条  科研合同是指学校及其教职工在申请科研项目、开展科研工作、进行成果转化、资助出版等科研活动过程中对外签订的各类合同。科研处负责科研项目合同的归口管理。

第十二条  财务处、审计处、监察室、党政办公室（法律顾问办公室）是合同监督检查部门。主要职责：

（一）财务处负责合同中有关经济条款的审查、登记、备案等管理工作，审核合同金额、资金、支付方式、税务等事项；执行、监督合同的付款、收款事项；审查经济效益是否达到预期目标，确保资产的保值和增值；防范由合同引发的经济纠纷和财务风险。

（二）审计处负责对合同中经济内容进行审计监督，对合同的合法性、真实性进行审核，负责重要及重大经济合同的相关审计工作，并对相应风险进行提示。

（三）监察室负责审查合同签订过程中有无违纪违法问题，审查合同签订流程是否符合学校相关制度。

（四）党政办公室（法律顾问办公室）负责对合同进行合法、合规性审查，审核合同条款是否符合国家法律、法规，是否符合学校相关制度、规定，并为合同审批提供法律咨询意见。

第十三条  合同承办单位的主要职责如下：

（一）负责对所承办合同进行缔约前相对方调查及合同可行性分析论证，确保所签订合同的合法性、真实性和可行性；

（二）在授权范围内，负责合同的洽谈和草案起草；

（三）负责所签订合同的具体执行，跟踪掌握合同履行情况，及时向学校汇报合同履行过程中发生的问题，提出解决问题的意见和建议；

（四）负责妥善处理合同实施中发生的纠纷；

（五）负责合同验收的相关工作；

（六）负责将属于归档范围的合同文件材料（合同执行的分期验收材料、图纸、标书、资产清单等）系统整理，并将合同档案及时提交归口管理部门备案存档。

第三章  合同的起草

第十四条  合同应当由合同承办单位负责起草。国家或行业有标准或示范文本的，应当优先采用，并根据实际情况对合同进行补充、修改，依法维护学校权益。

第十五条  合同确有必要由对方草拟的，承办单位应就合同条款积极进行谈判,归口管理部门要严格审核合同内容，切实保障学校合法权益。

第十六条  学校对外发生经济行为，除即时结清或抢险抢修以及按规定可不签订合同的情形外，应当订立书面合同，明确双方权利义务。

第十七条  合同起草前，合同承办单位和承办人应从维护学校利益出发，就合同事项与合同相对方进行充分谈判、协商。

对于影响重大，专业技术或法律关系复杂的合同，应当组织法律、技术、财务等专业人员参与谈判，必要时可聘请外部专家参与相关工作。

第十八条  合同内容除根据法律法规的规定或按合同性质必须具备的条款外，还可以根据具体情况约定其他条款。合同一般包括但不限于以下条款：

（一）当事人的名称、住所地，法定代表人姓名、职务，委托代理人姓名、职务、联系方式等；

（二）标的，包括种类、数量、质量等要求；

（三）价款及其支付，包括计算方法、支付进度、结算方式等；

（四）履行期限、进度要求、地点和方式；

（五）验收标准及方法；

（六）违约责任，包括违约金或赔偿金的计算方法等；

（七）解决争议的方法；

（八）其他根据合同的种类、标的应当具备的条款，包括合同正副本的份数、补充协议和附件的效力、合同是否公证或见证、合同中的定义条款（名词和术语的解释）、合同的生效条件、风险的承担和收益的分成、知识产权的归属、技术或商业秘密的保护、合同的有效期限等；

（九）合同签订的时间地点。

第四章  合同文本的审批和签订

第十九条  合同签订前，归口部门应对合同的必要性、可行性、合理性以及立项情况、合同内容、合同条款等进行审核。

合同内容涉及多个部门（单位）的，须经各相关部门（单位）会签。

第二十条  根据合同的不同种类和内容，其审批程序分别为：

（一）教育合作合同经归口管理部门审核后，由分管校领导签署意见，报校长审批；重大战略合作合同、合作办学合同、涉外合同，经归口管理部门审核后，由分管校领导签署意见，提请校长办公会或党委会会议审批。

（二）经济合同根据合同的性质和金额，审批程序为：

1.基建项目合同由基建处拟订、审核合同，并提请财务处、审计处、监察室、党政办公室等部门审查，由分管校领导签署意见后，报校长审批。

2.符合政府采购条件的物资设备采购合同、图书采购合同、维修维护合同、服务合同，由承办部门拟订、国有资产管理处审核合同，并提请财务处、审计处、监察室、党政办公室等部门审查，由承办单位的分管校领导签署意见后，由校长授权的分管国有资产管理的校领导审批。

3.不符合政府采购条件、与后勤服务保障事务相关合同，由后勤保障处拟订、审核合同，并提请财务处、审计处、监察室、党政办公室等部门审查后，由分管校领导审批。

4.经济开发合同由经济开发处拟订、审核合同，并提请财务处、审计处、监察室、党政办公室等部门审查，由分管校领导签署意见后，由校长办公会或党委会会议审批。

5.培训业务合同和司法鉴定业务合同由归口管理部门拟订并审核合同，由分管校领导或校长助理审批。

（三）人事合同由人事处拟订并审核合同文本，由分管校领导审批。

（四）科研合同经科研处审查后，由分管校领导审批。

第二十一条 合同监督检查部门应在收到送审材料后3个工作日内完成审查，作出通过审查、建议修改或不予通过的明确结论。遇重大合同事项或其他特殊情况，合同监督检查部门需出具业务、法律、审计审查意见书时，可适当延长审查期限。

合同承办单位和承办人应当充分尊重审查意见。

第二十二条  所有以学校名义对外订立的合同，按照一定程序审批后，应由校长签署或校长授权的校领导代表学校签署。特殊情况下部门负责人签署合同，须取得校长的授权或校长授权的校领导的再授权。

第二十三条  经济合同的签订一般应选择在学校所在地进行。原则上严禁以传真的形式传送双方签字盖章的合同，禁止将学校先行签字盖章后的合同以信函、快递的形式递交对方签字盖章；如有特殊情况，须经校长或分管校领导批准。

第二十四条  根据合同的类别，应在合同中约定合同文本由学校持有若干份，分别用于合同归口管理部门备案、档案馆存档、承办单位保存、审计处备案、财务处作为报销凭证等。

第二十五条 合同主要条款的变更、补充、解除按本办法规定的审批流程处理。合同的续签视为新合同的签定，须按本办法规定的审批流程处理。

第五章 合同印章管理

第二十六条 合同专用章由学校统一刻制、预留印鉴和编号登记，由党政办公室设专人保管。

合同专用章在授权范围内规范使用，禁止超出授权范围使用或用其他印章替代使用。

第二十七条 严禁在空白合同书上签字和加盖学校印章。各单位在订立、变更、解除或签订补充合同时，必须按规定用章，并确保变更、解除或补充合同与主合同用章一致。

第六章  合同的履行、变更与终止

第二十八条 合同承办单位负责合同的履行，应当按照合同约定，负责合同的执行、跟踪、监控和全面实施。

合同承办单位应及时向分管校领导汇报，必要时向校长或学校有关决策会议报告合同执行情况，协调解决合同履行中遇到的问题，保证合同得到全面、正确和及时地履行，维护学校的合法权益。

第二十九条 合同履行过程中，需要有关部门和单位配合的，合同承办单位可协调有关部门和单位协助，有关部门和单位不得无故推诿或者拒绝。

第三十条 合同正式生效前，承办单位不得实际履行合同，抢险抢修等特殊情形除外。合同生效后，除法律另有明文规定或合同有约定外，不得擅自改变或转让合同义务。

第三十一条 变更或者终止合同，应当符合法定或约定的条件。合同承办单位应按本办法规定，向审批合同的校领导或有关决策会议汇报变更、终止相关情况，并按照原合同审批程序批准后，方能向相关合同相对人发出或签收确认改变合同权利义务的书面凭证。

第三十二条 合同承办单位及其承办人发现签约时及履行中的条件发生变化，继续履行合同将给学校造成损失时，或合同承办单位在收到合同相对方要求变更或终止合同的正式文件、信函或电子文件后，应当向分管校领导请示、并告知归口管理部门，及时做出相应处理。

第七章  合同纠纷处理

第三十三条 发生合同纠纷时，由合同承办单位牵头应对纠纷。学校需要向合同相对方主张权益的，应在法律规定的诉讼时效内提起仲裁或诉讼，或通过向合同相对方发送主张权益的函件，中断诉讼时效，同时应通过各种方式避免损失扩大。

    因合同纠纷引致仲裁或诉讼的，承办单位应及时向分管校领导和归口管理部门报告，同时应迅速收集有关证据，研究应对的对策和方案，及时依法应对，稳妥解决纠纷，不得无故拖延。

第三十四条 合同纠纷处理完毕，承办单位应形成书面合同纠纷处理结果报告，说明纠纷处理的过程和结果，对发生纠纷的原因做出分析，对未来拟采取的风险防控措施提出意见。

第八章  合同的验收、备案与归档

第三十五条  纳入学校招标采购程序的合同，按学校相关规定组织有关部门参加验收工作。未纳入学校招标采购程序的合同，由承办单位根据工作需要组织有关部门进行验收，验收工作完成后应形成验收报告。

第三十六条  合同事项办理完毕之前，承办单位应负责收集和保管有关材料，并注意做好文字记录或形成书面材料。对于合同洽谈、签订、履行、变更、解除及纠纷处理过程中形成的所有资料，包括但不限于合同文本、补充协议、可行性研究报告、对方当事人资质材料、校内审查文件、会议纪要、交货凭证、验收文件、往来函件、数据电文、合同纠纷处理结果报告等与合同有关的材料，均应全面收集和妥善保管，并作为合同档案的组成部分，与合同一并备案、存档，不得遗弃、丢失、隐匿或者损毁。

第三十七条  合同承办单位应将合同资料在合同终结后1个月内，收集齐全并进行整理、立卷，送交合同归口管理部门和相关职能部门备案（不涉及经济内容合同无需在审计处和财务处备案）。

第三十八条  合同资料的归档按照国家法律法规和学校档案管理办法执行。

第九章  责任追究

第三十九条  各单位、个人在合同签订或履行过程中有下列情形之一的，予以纪律处分；涉嫌犯罪的，移送司法机关追究其法律责任。

（一）未按本办法规定履行审批、会签、登记或备案手续的；

（二）应当签订书面合同而没有签订的；

（三）未经授权或超出授权范围签订合同的；

（四）提供虚假资料，签订有重大缺陷合同或无效合同的；

（五）擅自销毁或更改合同的；

（六）合同承办单位将标的金额拆分或其他方式规避审查的；

（七）审核人员无正当理由延误审核，造成严重后果的；

（八）未依法律和本办法规定变更或解除合同的；

（九）玩忽职守，不积极认真履行合同，引起纠纷的；

（十）发生纠纷后，隐瞒情况或不及时汇报或不及时采取措施的；

（十一）应当或可以追究合同相对方违约责任而擅自放弃的；

（十二）在合同签订或履行过程中，与合同相对方或第三人恶意串通或收受贿赂的；

（十三）泄露学校合同意向信息、商业秘密或其他机密的。

（十四）其他违纪违法行为。

第四十条  各单位、个人在合同签订或履行过程中有下列情形之一的，学校根据情节轻重和造成损失的大小追究单位负责人或有关责任人责任：

（一）合同用印违反学校规定的；

（二）丢失合同文本及其他相关文件的；

（三）不按规定收集、保管合同资料及将合同提交备案和存档的；

（四）以自己名义对外签定合同，造成学校损失的；

（五）其他违反法律法规和学校规定情形的。

第十章  附 则

第四十一条  学校根据工作需要，制定特定合同的专门管理制度。特定合同管理制度与本办法规定内容不一致的，按照特定合同管理制度执行。

第四十二条  本办法自校长办公会会议通过之日起执行，由校长办公会授权党政办公室负责解释。