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校务管理相关制度

西北政法大学文件材料立卷归档暂行规定

  • 来源:信息公开
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西北政法大学文件材料立卷归档暂行规定

(2014年1月3日校长办公会议通过)

 

第一章    

第一条 为进一步加强我校档案立卷归档工作,确保学校档案齐全完整,根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》等有关法律法规和规章,结合我校实际,制定本暂行规定。

第二条 凡是记录和反映我校主要职能活动和基本历史面貌的具有保存利用价值的各种文字、图表、照片、声像、电子等不同载体的文件材料,除经学校同意可设分室保管的外,必须立卷归档,向学校档案管理部门移交,任何单位和个人不得据为己有、逾期不交或自行处理。

第三条 国内外与学校有关的具有保存价值的文件材料、校内个人在非职务活动中形成的对学校和社会具有保存价值的文件材料,可按征集、寄存、代管、捐赠的方式由学校档案管理部门收存。

第四条 归档文件材料的载体应具备原始性,记载的信息内容要真实准确。每份归档文件的正文与附件、正式发文的定稿和签发单、请示与批复以及专项成套材料必须齐全。

第五条 档案管理部门及各单位要严格按照立卷归档的职责分工要求,认真做好文件材料整理归档工作,保证学校各项工作中形成的重要材料及时归档,为开发利用档案信息资源,促进学校和社会的发展做出贡献。

第二章  归档范围与保管期限

第六条 我校归档范围包括党群、行政、教学、科研、基建、设备、出版、外事、财会、产业十大类。归档的主要内容是:

(一)上级机关下发的需贯彻执行的文件;同级机关和非隶属机关印发的与我校相关业务往来文件和需要执行的法规性文件。

(二)学校党、政管理部门形成的各种公文、简报、统计报表、调查报告、经验介绍、规章制度、合同协议以及召开重要会议、开展重要活动、接待重要来宾等工作中形成的文件材料。

(三)学校教学管理、学科建设、实验室建设、招生、学籍、学位、课堂教学与教学实践、教材建设、毕业分配等工作中形成的文件材料。

(四)学校科研管理及科研项目在立项、实验、总结鉴定、申报奖励与推广应用各阶段形成的文件材料。

(五)学校房地产管理及基建工程在立项审批、设计、施工、竣工验收、改建扩建等过程中形成的文件材料。

(六)学校编辑出版的校报、学报等重要报刊的管理文件和审稿单、样报、样刊等出版物材料。

(七)学校与境外、国外团体或个人在学术研究、合作办学、人员交流以及留学生工作中形成的文件材料。

(八)学校财务管理文件及会计活动中形成的报表、帐簿、凭证、工资册等会计核算材料。

(九)上述各种工作中形成的重要声像和电子文档。

第七条 归档文件的保管期限分永久、长期、短期三种,在立卷归档时应予确定。

(一)反映我校及各部门主要职能活动和基本历史面貌的,对学校、国家建设和历史研究有长远利用价值的,列为永久保管。

(二)反映学校及本单位一般工作活动,在较长时间内对学校和社会有查考利用价值的,列为长期保管。

(三)在较短时间内对学校工作有查考利用价值的,列为短期保管。

(四)上级来文,其内容直接针对本校并要贯彻执行的文件列为永久保管,其它需要贯彻执行的方针政策性文件列为长期保管,一般性文件列为短期保管。

(五)凡是介于两种保管期限之间的,其保管期限一律从长。

第三章  工作机制及职责要求

第八条 学校各单位要将归档工作纳入工作计划和规划,纳入相应的管理制度,纳入管理人员的职责范围。在布置、检查、总结、验收各项工作时,应同步布置、检查、总结、验收档案工作,以保证每项重要工作都有完整、准确、系统的文件材料归档保存。

第九条 有关部门在鉴定、验收基建工程、重大修缮工程、产业项目时,必须通知档案管理部门派人参加,并会同档案人员对应归档的文件材料加以审查,签署意见。没有完整、准确、系统、规范的文件材料的项目,不予验收。没有档案管理部门的签字盖章,财务部门不予结算。

第十条 各单位要建立健全收发文及其它重要事项登记制度,为核对归档文件是否齐全完整提供依据。

(一) 党政办公室要健全用印登记制度,凡以学校及校领导名义签字盖章的合同、协议等,必须登记在册,并留存一份归档。

(二)机关党政职能处室必须建立收发文登记簿,对本单位收发文件逐项填写,同时应注意收集、登记领导讲话、规章制度、统计报表、调查报告、经验介绍及会议材料。

第十一条 全校处级建制单位、附属单位和因重要工作成立的临时性机构均为一个立卷单位,立卷归档工作由立卷单位完成。

(一)立卷单位应确定一名负责人分管档案工作,选配好兼职档案员。兼职档案员应根据归档范围和立卷标准认真做好文件材料的预立卷和归档工作。分管档案工作的负责人对本单位立卷归档文件是否真实准确和齐全完整进行审核。

(二)档案管理部门具体督促、指导、协助各单位完成立卷归档任务,并进行检查验收。对发现的问题要及时指导兼职档案员弥补更正。档案管理部门工作人员要依据归档范围、收发文登记等相关信息对立卷归档文件进行核查。对缺失的应归档文件在各单位《归档范围与保管期限表》中注明。

(三)立卷单位分管档案工作负责人、兼职档案员和档案管理部门工作人员应在《卷内备考表》或《项目归档说明书》中履行签字手续,对立卷归档的质量各负其责。

第四章  归档文件材料的立卷分工

第十二条 上级部门下发的文件,除明确要求退回的文件之外,由党政办公室立卷归档。

第十三条 以校党委、校行政名义印发的文件,全校性、综合性的文件由党政办公室立卷归档,其余的由各职能部门负责相应门类的立卷归档。

第十四条 学校召开的代表大会、党委会、校长办公会等会议材料,由党政办公室立卷归档。各单位以校党委和校行政名义召开的各种工作会议、专业会议、展览会、表彰会、代表会的会议材料,由主办单位立卷归档。

第十五条 校内各单位向校党委、校行政请示、报告的正本及相应的批复、批转的原件,涉及学校全局的由党政办公室立卷归档,其余的由各单位立卷归档。

第十六条 校内两个以上单位共同承办的文件,由主办单位立卷归档。

第十七条 我校与外单位合作完成的项目,若我校为负责单位,经办部门须负责归档一套完整的文件材料;若我校为协办单位,则只归档与承担任务有关部分的文件材料。

第十八条 党和国家领导人、上级部门领导及知名人士来校视察、检查、参观时的重要指示、讲话、题词等材料由主要负责接待的单位整理归档。

第五章  归档时间和移交手续

第十九条 党政管理部门和按年度归档的单位在次年6月底以前归档;教学单位和按教学年度归档的单位,应在次年寒假前归档;科研、基建、仪器设备等专题性、成套性档案,对于周期较短的项目材料,一般在项目完成通过鉴定验收后两个月内归档,对于周期较长的材料,可以按阶段分批归档;会计档案由财务处暂时保管一年后向校档案管理部门移交;特别重要的文件材料可以随时归档。

第二十条 各种临时性机构撤销前形成的材料,应于机构撤销前将材料整理立卷,移交学校档案管理部门。

第二十一条 移交与接收档案必须严格履行交接手续,填写移交目录,交接双方在移交目录上签名、盖章,各执一份备查。

第六章  归档责任追究和漏交文件的追缴处理

第二十二条 凡因档案管理部门工作人员在立卷归档过程中监督、指导、检查不积极,不主动,没有依据归档范围、收发文登记等相关信息对分管单位的归档材料进行认真核查,而造成重要文件材料未归档的,或者文件材料在档案管理部门损毁、丢失的,其相关人员年终考核时视情节轻重评定为基本合格或不合格。

第二十三条 全校各单位每年的立卷归档情况分为齐全、基本齐全、不齐全三个档次。凡当年归档文件属于不齐全的单位,将在全校给予通报,分管部门领导在学校考核中不能评为优秀,兼职档案员的年终考核最高只能是基本合格。

第二十四条 对各单位未能按时归档的重要文件材料,学校档案管理部门将下达《档案材料归档通知》。若一月后仍不能归档,该单位负责人应写出书面说明交档案管理部门备查。

第七章    

第二十五条 本规定由党政办公室负责解释。

第二十六条 本规定自校长办公会议通过之日起施行。