西北政法大学档案管理办法

(2014年1月3日校长办公会议通过)

第一章  总  则

第一条 为了规范学校档案工作，提高档案管理水平，充分发挥档案在教学、科研、管理工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法、《高等学校档案管理办法》等法规，结合学校实际，制定本办法。

第二条 学校档案是指建校以来在教学、科研、管理等各项活动中直接形成的，对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像、电子文件、实物等不同形式、载体的历史记录。

学校档案是重要的信息资源和历史凭证，是国家和学校的宝贵财富，由学校档案管理部门集中统一管理。

第三条 档案工作是学校的重要基础工作之一，也是反映和衡量学校管理水平的一个重要标志。学校将档案工作纳入学校整体发展规划，加强档案工作领导。各单位应强化档案管理意识，协助学校档案管理部门做好档案工作。

第四条 学校档案管理部门应严格执行国家有关法律法规，确保档案的准确、系统、安全，以利开发利用。

第二章  档案管理机构设置及工作职责

第五条 学校成立档案工作领导小组，负责讨论和审议全校档案工作重大问题。档案工作领导小组组长由校长担任。

第六条 综合档案室既是学校档案工作的具体管理部门，又是永久保存本校档案并提供利用和服务的部门。综合档案室负责全校各类档案的接收、管理、技术保护、利用服务以及对各部门档案管理工作进行业务指导。

第七条 学校各部门确定一名负责人分管本单位的档案工作；确定1-2名兼职档案管理人员，具体负责本部门档案的收集、整理、立卷和移交工作。

第八条 综合档案室基本任务：

（一）贯彻执行国家有关档案工作的法律法规、方针政策和学校关于档案工作的有关规定，编制学校档案事业发展规划，拟订学校档案工作规章制度，制定档案工作计划；

（二）负责建立健全学校档案工作网络,组织对全校档案工作人员的业务学习与培训；

（三）负责接收（征集）、整理、鉴定、统计和保管全校各类档案及有关资料，定期检查档案的保管情况；

（四）依照规定参与基建工程、重要设备和校内科研成果验收、鉴定中的文件材料审查,并签署意见；

（五）负责档案的开放和档案利用工作，发挥档案在学校事业发展和人才培养中的作用；

（六）组织实施档案信息化建设；

（七）参与校史研究，负责编写档案参考资料，编制检索工具，积极开发档案信息资源；

（八）严格执行保密制度，做好档案的鉴定和密级调整工作，及时组织对已超过保管期限档案的鉴定销毁工作；

（九）重点做好基建、财会、科研、教学、声像类档案的收集保管工作，做好上述档案立卷单位的督促指导工作；

（十）完成学校领导交办的其他工作。

第九条 学校部、处、院、所等处级单位档案工作基本任务：

（一）做好本单位档案文件材料的收集、整理、分类、立卷归档等工作，维护本单位档案的完整与安全；

（二）按照归档范围、要求，按时归档；

（三）加强兼职档案员管理。

第十条 专职档案工作人员应认真执行党和国家的方针政策和档案专业知识，热爱档案工作，忠于职守，严守机密。专职档案工作人员的职称和待遇，按学校有关规定执行。

第三章  档案管理

第十一条 学校建立档案工作的检查、评估与考核制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作。

第十二条 学校档案工作实行部门立卷制度。各单位由兼职档案员将应归档的各类文件材料按《西北政法大学文件材料立卷归档暂行规定》的要求，整理组卷装订，由部门领导审查合格并在备考表上签字后向学校档案管理部门移交。各部门电子档案材料应当与纸质档案材料同步归档。

第十三条 个人在从事教学、科研、管理等职务活动中形成的各种载体形式的档案材料，必须按照规定移交时间，向学校档案管理部门移交，任何人不得据为己有。

对个人在其非职务活动中形成的重要的档案材料，学校档案部门可通过征集、代管等多种形式进行管理。对个人向档案部门捐赠档案的，学校予以奖励。

第十四条 凡是涉及经济责任的对外合同必须在党政办公室文印室加盖学校合同专用章，用印时应向文印室留存一份合同原件。文印室每年年底将留存的合同汇总并向综合档案室归档。

第十五条 立卷单位有重要档案材料未归档、不按规定及时归档的，学校档案管理部门可向该单位送达《档案材料归档通知》。

第十六条 综合档案室接收档案时，应检查案卷质量，符合要求后，方可按照移交目录进行签收。电子文件归档时应按照电子文件归档要求验收移交。

第十七条 综合档案室要对档案资料进行科学分类、编号和排列，编制必要的检索工具，为管理和利用档案提供方便条件。

第十八条 综合档案室应严格执行档案安全管理制度，确保档案安全。对保管期限已满的档案可以进行销毁，但销毁前要按有关规定进行鉴定和批准。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。

第十九条 馆藏档案应采取档案保护技术，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案，要及时维修或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案要及时数字化，加工成电子档案保管。

第二十条 综合档案室必须建立档案的统计制度，指定专人对档案的收集、整理、利用、销毁及其他数据进行统计，并按规定向上级部门报送档案工作基本情况统计报表。

第四章  档案的利用

第二十一条  综合档案室积极为校内各单位和个人利用档案提供服务，要发挥档案的信息功能，提高其社会效益和经济效益。

第二十二条  综合档案室要严格执行国家、学校保密制度，在确保档案安全和国家机密前提下，按照国家有关规定公布档案，其他任何组织或个人无权公布学校档案。属于下列情况之一者，不予对外公布：

（一）涉及国家秘密的；

（二）涉及专利或技术秘密的；

（三）涉及个人隐私的；

（四）档案形成单位规定限制利用的。

第二十三条 持有合法证明的单位和个人，在表明利用档案的目的和范围并履行有关手续后，可以利用已公布的档案。

利用未公开的档案，须经档案形成单位或综合档案室同意。

利用涉及学校重大事项或国家秘密的档案，应经党政办公室批准，必要时应报请校长审批。

第二十四条 利用重要档案材料，一般不提供原件。如有特殊需要，应经党政办公室批准，必要时应报请校长审批。

第二十五条 综合档案室是学校出具档案证明的唯一机构。加盖学校管理档案部门公章的档案复印件与原件具有同等效力。

第二十六条  综合档案室应加强档案编研工作，根据学校和社会需要，有计划地对档案资料进行研究整理，为教学、科研与领导决策提供有价值的参考资料。

第五章  奖励与处罚

第二十七条  学校将各单位档案工作情况纳入年度考核内容。对在档案工作中做出贡献的单位或者个人，学校给予表彰与奖励。

第二十八条 有下列行为之一的，学校对责任人给予处分；构成犯罪的，报送司法机关依法追究刑事责任。

（一）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；

（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布属于国家所有的秘密档案内容造成失密、泄密的；

（三）涂改、伪造档案的；

（四）不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；

（五）其他违反国家档案法律法规的行为。

第六章  附  则

第二十九条 本办法由党政办公室负责解释。

第三十条 本办法自校长办公会议讨论通过之日起施行。